Word文档排版技巧有哪些？

Word文档排版的重点是使用正确的工具而不是堆积效果——真正的专业文档依靠的是样式一致、结构明了、逻辑清楚、格式可控。熟练地运用标题样式自动产生可以跳转的目录，利用分节符来实现奇数页和偶数页不同的页眉，在首页进行单独的设计，使用题注和交叉引用使图标的编号一直保持同步，并且用SmartArt把流程或者层次的关系直观地表现出来，在此基础上再加上精确的段落间距、英文断句以及中文禁止排版等细节调整，就可以使得技术报告、毕业论文或者是项目的方案既符合出版要求又具有很高的可读性。所有的技巧都是为了内容的表现服务，并不会喧宾夺主。

根据样式来确定格式的一致性方法

不能单独地去设置字体、字号和加粗等等这些工作要一起完成，在开始选项卡里给标题一到三以及正文这几种样式的文字进行预先设定，并且可以对它们的段前段后距离、行间距、首行缩进等属性进行修改并且勾选上自动更新的功能。之后所有的标题只需要点击相应的样式就可以批量应用了；如果某个地方出现了格式上的问题的话可以用样式检查器来快速找出矛盾的地方。比如在撰写毕业论文的时候把第一部分叫做标题一、第二部分叫做标题二……这样整个文档就会被导航窗格所识别出来，并且也方便我们自己创建一个目录。

第二部分用分节符来达到页面精确控制的目的

对于含有封面、目录、正文字体以及附件等内容的多段式的文件，在每一段开始的地方都要插入“布局”下的“分隔符”中的“下一页分节符”。之后双击页眉区，在“页眉和页脚工具”的选项卡里把“链接到前一个节”去掉之后就可以单独地去设置首页没有页码、奇数页和偶数页不一样的页眉了，并且还可以给正文部分加上页脚的内容为“第X页 共Y页”。但是要注意的是删除分节符的同时也会把这一整段的文字格式一起清空掉，所以在进行这样的操作之前一定要做好备份或者确定好不会出错才去执行。

第三部分是图例说明和交叉引用形成一个完整的系统

插入图片或者表格之后，在右侧点击“插入题注”，设置标签为“图”或者“表”，编号格式选择“章节号+阿拉伯数字”，并且勾选上“包含章节号”。之后再在正文里提到这张图片的时候用到的是引用-交叉引用的方式，类型设为“图”，就可以得到类似于“见图1.2”的效果了；如果图片顺序发生变化的话，则需要全选文档然后按下F9来刷新所有的编号和引用信息。

四、高效的图文混排以及对齐的标准

不要把图片或者空白处拖到一起去对齐。选中文档里的图片之后，在“图片格式”的下拉菜单里找到“排列”，然后选择“文字环绕”为“上下的方式”或者是“紧挨着的方式”，接着用“对齐”工具栏里的左右两端按钮来完成水平方向上的精确定位；如果是多张图片并排在一起的情况，则需要先全部选中它们，然后在“图片格式”的下拉菜单里找到“排列”，再点击里面的“对齐”选项中的“横向分布”，以此保证各个对象之间的距离都是一样的；对于人员名单这样的表格来说，可以利用标尺加Tab键的方式来调整各单元格之间的距离，并且还可以借助“开始”菜单下的“选择”选项以及“选择格式相似”的功能来批量修改错位的问题。

五、细节上做些改进以提高专业度

在文件-选项-高级里打开西文断字和中文禁排字符控制来避免英文单词错位以及中文标点符号出现在行首的情况发生，并把正文行间距设为多倍行距1.25，段落前后间距都保持在6磅；根据出版要求设置页边距分别为上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.8厘米；水印只用作草稿标记，在正式文档中要取消掉；所有的设置都要通过设计-主题来进行统一配色和字体方案的选择以保证整体的一致性。

上述的方法已经过高校教务处、科研基金委员会以及律师事务所文秘部门多年的检验，并且在保证了规范性的前提下又具有很强的操作性，从而使得word由原来的打字工具变成了专业的文档发布平台。